Wie zijn onze klanten?
Dag na dag staan we klaar om Vlaamse lokale besturen zoals steden, gemeente- en provinciebesturen, onderwijsinstellingen, zorginstellingen, politie- en hulpverleningszones, intercommunales zoals watermaatschappijen en vele andere overheids- of socialprofitorganisaties te ondersteunen bij al hun P&O-vragen. Treed jij toe tot het Poolstok-netwerk?
Overzicht van onze klanten
-
Lokale besturen
Steden, gemeenten, OCMW's, provincies, intercommunales en intergemeentelijke samenwerking
-
Hulpverlening
Brandweer en politie
-
Onderwijs
Universiteiten, hogescholen, lager en middelbaar onderwijs, provinciaal onderwijs en afstandonderwijs
-
Zorg
Ziekenhuizen, thuisverpleging, zorgbedrijven en ziekenfondsen
-
Nutsbedrijven
Water, elektriciteit en gas
-
Andere overheidsdiensten
Overheidsbedrijven, havenbedrijven, mobiliteitsbedrijven en woonmaatschappijen
Poolstok als vennootschap
Poolstok is een coöperatieve vennootschap waarin publieke en non-profit organisaties als vennoot deelnemen door eenmalig aandelen te kopen. Door toetreding tot de vennootschap ontstaat een in-house relatie tussen Poolstok en haar klanten. Klanten kunnen hierdoor afnemen van de raamovereenkomsten zonder zelf een overheidsopdracht uit te schrijven. Als opdrachtencentrale plaatst Poolstok de opdracht voor jou en draagt hierover juridische verantwoordelijkheid. Alle klanten en dus vennoten van Poolstok zijn via de Algemene Vergadering vertegenwoordigd.
Wie kan klant worden?
Poolstok werkt uitsluitend voor eentalige, Nederlandstalige, aanbestedingsplichtige organisaties in Vlaanderen en Brussel, uitgezonderd de agentschappen van de Vlaamse Overheid die onder het Vlaams Personeelsstatuut ressorteren.
Om klant en dus aandeelhouder te worden, moeten organisaties voldoen aan een aantal voorwaarden. Poolstok gaat bij elke toetredingsaanvraag na of aan deze voorwaarden is voldaan. Kandidaat-aandeelhouders voldoen cumulatief aan de volgende criteria:
- de kandidaat-aandeelhouder streeft een doel na van algemeen belang;
- de kandidaat-aandeelhouder bezit rechtspersoonlijkheid;
- de kandidaat-aandeelhouder wordt merendeels door de staats-, regionale of lokale overheidsinstanties of andere publiekrechtelijke lichamen gefinancierd, of hun beheer staat onder toezicht van deze instanties of lichamen.
Hoe kan je toetreden?
-
Je toekomstige accountmanager licht de werking en dienstverlening van Poolstok toe in een persoonlijk gesprek.
-
Je bezorgt ons een ondertekend toetredingsbesluit.
-
De toetreding wordt geagendeerd op de Raad van Bestuur van Poolstok.
-
Na goedkeuring koopt je organisatie eenmalig aandelen aan en ontvangt hiervoor een factuur.
-
Na betaling ontvangt je organisatie een aandelencertificaat van Poolstok.
Eenmaal toegetreden behoud je als vennoot de autonomie om een opdracht al dan niet via Poolstok uit te voeren, in eigen beheer op te nemen, een eigen overheidsopdracht uit te schrijven of gebruik te maken van een andere opdrachtencentrale. We vragen enkel transparantie over de gemaakte keuzes zodat we onze partners correct kunnen informeren.
Wat kan niet? Een offerte opvragen bij Poolstok als tweede of derde partij in geval van een eigen marktbevraging. Poolstok is immers zelf aanbestedende overheid.
Wat kost samenwerken met Poolstok?
Een kandidaat-aandeelhouder koopt eenmalig aandelen op basis van het aantal voltijds equivalent (VTE). Per tien VTE's worden drie aandelen gekocht, waarbij één aandeel een waarde heeft van 24,79 euro. Het aantal aan te kopen aandelen kan voor grote organisaties begrensd worden op 250 aandelen tenzij de organisatie bereid is om meer aan te kopen. De aandelen blijven stabiel in waarde en bij uittreding krijgt de organisatie de waarde van de aandelen integraal teruggestort.
Het lidmaatschap bij Poolstok is gratis. Het adviseren en begeleiden van klanten zit in het DNA van Poolstok. Advies is gratis, of het nu tot een opdracht leidt of niet, of de tijdsinvestering van Poolstok in verhouding staat tot de omzet of niet. Inspiratie of een klankbord nodig? Ook daarvoor kan je kostenloos bij je accountmanager terecht.
Krijgt Poolstok dan dotaties? Neen. Naast concurrentiële tarieven, onderhandelt Poolstok met de private partners waarmee ze een raamovereenkomst sluit, kortingen die we inzetten als werkingsmiddelen. Wat we niet gebruiken, vloeit terug naar onze klanten in de vorm van een ristorno.
Samenwerken in de praktijk?
-
Kennismaken met jouw organisatie
Je accountmanager is je vaste aanspreekpunt. Tijdens een eerste gesprek nemen we de tijd om je organisatie, de context, uitdagingen en ambities te leren kennen. Zo krijgen we een helder beeld van je noden en kunnen we gericht adviseren.
-
Aan de slag met een concrete vraag
Heb je een concrete P&O-vraag? Bespreek die met je accountmanager. Samen verhelderen en concretiseren we je vraag en werken ze uit tot een duidelijke opdrachtomschrijving. Die vormt de basis voor het matchmaking- en toewijzingsproces, maar helpt ook om verwachtingen rond timing en resultaat scherp te stellen.
-
De juiste match en een voorstel op maat
Op basis van de opdrachtomschrijving maakt je accountmanager de juiste match tussen jouw vraag en de best passende P&O-oplossing. Na de toewijzing van de opdracht aan de gekozen private partner ontvang je een samenwerkingsvoorstel met daarin informatie rond budget, timing, team en op te leveren onderdelen.
-
Samenwerking tussen klant en private partner
Na goedkeuring van het samenwerkingsvoorstel kan de samenwerking met de gekozen partner starten. Poolstok is hierbij niet rechtstreeks betrokken, maar blijft wel graag op de hoogte van het verloop van de opdracht. Ook als er iets wijzigt of als er moeilijkheden opduiken, horen we dat graag.
-
Facturatie via Poolstok
Na afloop van de opdracht maakt de partner een kostenoverzicht op. Na jouw goedkeuring factureert de partner aan Poolstok. Wij controleren of alles correct en conform de afspraken is opgesteld en factureren door aan jou. Zo verloopt de financiële afhandeling transparant en volgens de regels van de overheidsopdracht.
-
Jouw feedback telt
Bezorg Poolstok feedback door de tevredenheidsbevraging in te vullen. Zo kunnen we de kwaliteit van onze dienstverlening monitoren en desgevallend bijsturen. Heb je nood aan een uitgebreider gesprek over de samenwerking? Dan plannen we graag een aanvullende dialoog in.
