Maak een jobalert

Administratief medewerker - Directie Preventie

Hulpverleningszone Centrum

Functieomschrijving

De directie preventie omvat 2 diensten: ‘technische preventie’ en ‘operationele preventie’. Deze directie wordt aangestuurd en gecoördineerd door  een directeur. Deze staat in voor de synergie tussen de verschillende cellen en de vrijwilligers om de goede samenwerking te bewaken.

De dienst technische preventie heeft als kerntaak de omgevingsvergunningsaanvragen (voormalige stedenbouwkundige - en milieuvergunningsaanvragen) te toetsen aan de bestaande reglementeringen en de naleving ervan te controleren. Omdat de laatste jaren de wetgeving enorm is toegenomen werd er gekozen om te specialiseren. Het preventieteam is verdeeld in 4 experten cellen:

  • cel werk
  • cel wonen
  • cel zorg
  • cel PTI

Onder de dienst operationele preventie vallen de cellen BPA, mobiliteit en evenementen. Deze opdrachten worden voornamelijk uitgevoerd door operationeel personeel.

Als administratief medewerker – gemengd rapporteert u aan de directie preventie. U biedt (administratieve) ondersteuning aan de directeur, de dienst technische preventie, de dienst operationele preventie en aan de controleurs.

Specifieke kernopdrachten van de administratief medewerker omvatten:

U verricht repetitieve administratieve opdrachten (voornamelijk backoffice) in functie van de dienst. Dit houdt onder meer in dat u één of meer van volgende opdrachten vervult (in volgorde van belangrijkheid):

  • de inkomende post (hoofdzakelijk e-post en meldingen via portaal) registreert in een datasysteem (zoneforce) door het aanmaken van digitale dossiers en opdrachten voor de medewerkers;  de statussen van deze opdrachten controleert en opvolgt en deze in de digitale database (zoneforce)  verder aanvult met relevante informatie zoals adressen en contactgegevens
  • beheren van data in Excel bestanden met als doel statistieken en draaitabellen te genereren
  • behandelen van inkomende telefoongesprekken (eerstelijns) en eventueel doorschakelen
  • beantwoorden van vragen en informatie verschaffen aan derden die zich persoonlijk komen aanmelden
  • invullen, verwerken en opvolgen van documenten en/of formulieren voor klanten
  • opstellen en/of uitwerken van brieven, e-mails en faxen conform de geldende huisstijl en richtlijnen
  • frankeren, registreren en versturen van de uitgaande post (extern en intern)
  • klasseren van plannen en documenten in het levend papieren archief en dossiermappen aanmaken
  • notuleren bij vergaderingen en/of verslagen opmaken
  • controleren van facturen die opgemaakt zijn door de dienst
  • nalezen en verbeteren van verslagen
  • reserveren van vergaderzalen en voertuigen in een reservatieprogramma in opdracht van de medewerkers

Profiel

Deelnemingsvoorwaarden

Aan de volgende voorwaarden moet voldaan zijn op de uiterste inschrijvingsdatum voor de selectieprocedure:

  • Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de betrekking gesitueerd is, conform artikel 11§3, 1° van de rechtspositieregeling administratief en technisch personeel van de Hulpverleningszone Centrum, met name een diploma van het hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs;
  • gelet op de specificiteit van de functie van administratief medewerker - Preventie is het noodzakelijk dat de kandidaten in het bezit zijn van een rijbewijs B.

Competentieprofiel

In overleg met de betrokken partijen en vanuit de inhoud van de functiebeschrijving wordt voorgesteld om volgende competenties, cruciaal voor de uitoefening van de functie te meten:

  • klantgericht handelen
  • resultaatgericht werken
  • rapporteren
  • samenwerken
  • probleemoplossend werken
  • nauwkeurig werken
  • PC-kennis hebben
  • organisatiebetrokkenheid tonen
Deze vacature loopt nog 5 dagen.
(hoger) secundair onderwijs
Geen ervaring
C
administratie
administratie
advies
arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur
Voltijds
Oost-Vlaanderen
Roggestraat 70
9000 Gent
België
BE