Privacyverklaring

1 Algemeen

1.1. Wij danken je voor jouw bezoek aan onze Website www.poolstok.be, www.hrkompas.be en poolstok.shinyapps.io/poolhoogte (hierna aangeduid als de “Website”) die ter beschikking wordt gesteld door Poolstok cv (Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cv, met maatschappelijke zetel te Remytoren, Vaartdijk 3/101, 3018 Wijgmaal, ondernemingsnummer 0466.540.504 en ingeschreven in het rechtspersonenregister te Leuven (hierna aangeduid als “Poolstok”, “wij” of “ons”).

1.2. Gegevensbescherming nemen wij heel ernstig en wij garanderen dan ook een gepaste bescherming van jouw persoonsgegevens. Wij baseren ons daarbij op de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna aangeduid als de “AVG”) en in voorkomend geval op de Wet tot uitvoering van de AVG, dd. 30 juli 2018.

1.3. Poolstok treedt in het kader van alle toepassingen die te maken hebben met de Website, op als verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de AVG.

1.4. De huidige privacyverklaring voor de Website (hierna aangeduid als de “Privacyverklaring”), moet samen gelezen worden met de Cookieverklaring. De Privacyverklaring geeft je informatie over de manier waarop en de voorwaarden waaronder wij jouw persoonsgegevens ontvangen en verwerken. Wij raden je sterk aan de nodige tijd te nemen om deze documenten aandachtig en volledig door te nemen, aangezien deze bepalingen belangrijk voor jou kunnen zijn.

2 Definities

2.1. Een aantal belangrijke begrippen in deze Privacyverklaring worden hieronder verder toegelicht:

• Persoonsgegevens: alle informatie waarmee Poolstok jou (“de betrokkene”) direct of indirect kan identificeren, met name aan de hand van een identificator zoals jouw naam en voornaam, een e-mail adres, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator (bv. jouw logingegevens), of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor jouw identiteit als natuurlijke persoon.
• Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot jouw persoonsgegevens of een geheel van jouw persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde middelen, met inbegrip van het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van deze gegevens.
• Verwerkingsverantwoordelijke: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
• Verwerker: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die/dat ten behoeve en in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
• Regelgeving inzake gegevensbescherming: de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene verordening gegevensbescherming, of AVG), evenals de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
• Ontvanger: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan jouw persoonsgegevens met inachtneming van de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming, worden verstrekt.
• Derde partij: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch een verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om jouw persoonsgegevens te verwerken.
• Toestemming: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee je als natuurlijke persoon door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling de jouw betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt.

3 Welke persoonsgegevens verwerken wij, wat doen wij ermee, en hoelang bewaren we die?

3.1. Technische informatie over jouw bezoek op poolstok.be, www.hrkompas.be en www.evidencebasedpoolstok.be:

3.1.1 Bij jouw bezoek aan onze Website verwerkt Poolstok de volgende technische informatie:

• jouw IP-adres,
• de website vanwaar je onze Website opvraagt,
• de pagina's die je op onze Website bezoekt,
• de datum, tijdstip en duur van het bezoek aan de Website,
• de http-antwoordcode,
• informatie over jouw browser en jouw besturingssysteem.

3.1.2 Deze gegevens verwerkt Poolstok op grond van onze gerechtvaardigde belangen, met name omdat wij aan de hand van statistische gegevens over bezoekers de interface van onze Website kunnen optimaliseren naar het apparaat waarmee je onze Website bezoekt, en het verkeer op de Website accuraat kunnen meten zodat we de meest gevraagde of opgezochte secties beter toegankelijk kunnen maken. Dit wordt enkel gemeten voor jouw bezoek indien je de prestatiecookies aanvaardt.

3.2 Gegevens die je invult bij het inschrijven op onze nieuwsbrief of andere marketingcampagnes.

3.2.1 De informatie die je door gebruik te maken van het inschrijfformulier voor de nieuwsbrief aan Poolstok bezorgt, zullen wij verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang om jou onze nieuwsbrief te kunnen bezorgen. Je gegevens worden bewaard totdat je je uitschrijft op de nieuwsbrief. Wanneer je je inschrijft op de nieuwsbrief slaan we volgende gegevens op:

• Verplicht: voornaam, achternaam, e-mailadres
• Optioneel: bedrijfsnaam, functie

3.2.2 De informatie die je aan Poolstok bezorgt in het kader van marketingcampagnes, kunnen we gebruiken om je e-mails te bezorgen. Je gegevens worden bewaard totdat je je uitschrijft.

3.3 Gegevens die je aan ons bezorgt wanneer je vrijwillig contact opneemt met Poolstok

3.3.1 De informatie die je door gebruik te maken van het contactformulier aan Poolstok bezorgt, zullen wij verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang om jou achteraf een antwoord te kunnen bieden op jouw verzoek. Hierbij vragen we je evenwel om louter ter zake dienende informatie mee te delen met ons.

3.3.2 Deze gegevens bewaren we gedurende de tijd die nodig is om jouw vragen te beantwoorden en zodat we jou ingeval van bijkomende vragen achteraf beter kunnen helpen.

4 Waar worden jouw persoonsgegevens bewaard?

4.1. Persoonsgegevens die je ons bezorgt worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (de “EER”). In uitzonderlijke gevallen is het echter mogelijk dat jouw informatie buiten de EER bewaard wordt. Indien dit het geval is ziet Poolstok er op toe dat deze doorgifte conform de regelgeving inzake gegevensbescherming plaatsvindt.

5 Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

5.1. In het kader van het beheer van de Website maakt Poolstok gebruik van vaste “verwerkers” die jouw persoonsgegevens enkel mogen verwerken op instructie en ten behoeve van Poolstok, met name de leveranciers voor de Website (Statik, Combell en Matomo), de verwerker die wij inschakelen voor ons backoffice systeem (Salesforce) en de verwerker die we inschakelen voor het versturen van de nieuwsbrief (Flexmail), zijn ook opgenomen in de lijst met verwerkers in sectie 11 van deze Privacyverklaring.

5.2. In geen geval worden jouw persoonsgegevens met het oog op direct marketing door Poolstok doorgegeven aan derde partijen.

6 Jouw rechten

6.1. Je hebt het recht om kosteloos jouw gegevens in te kijken, een kopie ervan te verkrijgen of om informatie op te vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens.

6.2. Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te (laten) wijzigen indien deze onjuist of onvolledig zijn. In zulk geval stelt Poolstok iedere “ontvanger”/”verwerker” aan wie jouw persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van de rectificatie.

6.3. Je hebt het recht ons te verzoeken de aanwending van jouw gegevens te beperken indien ze onvolledig of niet ter zake dienend zijn, of indien je van mening bent dat we jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken. In dat geval blijft Poolstok jouw gegevens bewaren, maar zullen we het gebruik ervan inperken zolang je niet opnieuw instemt met het verwerken van jouw gegevens, en wordt iedere “ontvanger”/”verwerker” aan wie jouw persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis gesteld van de beperking van de verwerking. Poolstok zal jou steeds op de hoogte brengen voordat deze beperking wordt opgeheven.

6.4. Je hebt het recht bezwaar aan te tekenen tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens indien een verwerking berust op een gerechtvaardigd belang van Poolstok. Behoudens in het geval dat Poolstok gerechtvaardigde gronden aanhaalt die zwaarder wegen dan die van jou, of indien de verwerking verband houdt met een rechtsvordering, zullen we het gebruik van jouw persoonsgegevens staken. Indien je bezwaar maakt tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens voor direct marketing, mag je Poolstok te allen tijde vragen dat we jouw gegevens niet langer aanwenden voor dit doeleinde.

6.5. Je hebt het recht jouw persoonsgegevens te laten verwijderen voor zover:

• deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor Poolstok ze verzameld heeft;
• je jouw toestemming hebt ingetrokken en er geen andere verwerkingsgrond van toepassing is; of
• je voorafgaand geldig bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking.

Waar Poolstok jouw persoonsgegevens gedeeld heeft met andere partijen (“ontvangers” of “verwerkers”), zullen we redelijke maatregelen treffen, waaronder technische maatregelen, om deze partijen ervan op de hoogte te brengen dat jij ons hebt verzocht om iedere koppeling naar, of kopie of reproductie van jouw persoonsgegevens te wissen.

Dit recht is echter niet van toepassing voor zover de verwerking van jouw persoonsgegevens nodig is voor het nakomen van een wettelijke verplichting die op Poolstok berust, of noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

6.6. Je hebt het recht om jouw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Dat recht bied je eveneens de mogelijkheid om persoonsgegevens vlot van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere te (laten) overdragen, te kopiëren of door te sturen. Poolstok is echter enkel verplicht om op dit verzoek in te gaan in verband met persoonsgegevens waarvan de verwerking op jouw toestemming berust, en via geautomatiseerde middelen wordt verricht.

6.7. Om deze rechten uit te oefenen, kan je ons steeds contacteren via e-mail. Deze kunnen worden gericht aan onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO). De contactgegevens vind je in artikel 10.1 van deze Privacyverklaring.

6.8. Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit, i.c. de Gegevensbeschermingsautoriteit. Meer informatie daarover vind je terug op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7 Wat zijn cookies en hoe worden ze gebruikt?

7.1. Op onze Website zullen wij gebruik maken van zogenaamde cookies. Voor verdere informatie omtrent het gebruik van cookies verwijzen wij graag naar onze cookieverklaring die hierover meer uitleg geeft.

8 Links naar andere websites

8.1. Verschillende pagina's van onze Website (bijvoorbeeld bij de uitleg over onze diensten, artikels etc.) bevatten mogelijks hyperlinks naar andere websites. De richtlijnen over gegevensbescherming die in deze Privacyverklaring uiteen worden gezet, gelden enkel voor onze Website, www.poolstok.be, www.hrkompas.be en poolstok.shinyapps.io/poolhoogte. Wij raden je daarom aan om de bepalingen over gegevensbescherming op de andere sites aandachtig na te lezen.

8.2. Poolstok is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de websites waarnaar je via links op deze Website wordt doorverwezen, noch worden wij geacht akkoord te gaan met de inhoud die via deze links ter beschikking wordt gesteld.

9 Wijzigingen aan de Privacyverklaring

9.1. Poolstok behoudt zich steeds het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. Indien Poolstok nieuwe verwerkingsdoeleinden voor ogen heeft die in wezen niet verenigbaar wordt geacht met het initiële verwerkingsdoeleinde, waardoor de Privacyverklaring wezenlijk gewijzigd wordt, zal Poolstok je uitdrukkelijke, voorafgaande toestemming vragen alvorens jouw persoonsgegevens voor deze nieuwe doeleinden te verwerken.

9.2. Indien wij echter menen dat jouw toestemming niet nodig is of als Poolstok jouw toestemming niet geldig kan verkrijgen, zullen we je niettemin op de hoogte houden van het nieuwe verwerkingsdoeleinde en de toepasselijke verwerkingsgrond, hetzij via het e-mailadres dat je ons hebt verstrekt, hetzij door een opvallende kennisgeving op de Website te plaatsen, alvorens met de nieuwe verwerking aan te vangen.

9.3. We raden je daarom aan onze Website regelmatig te controleren op updates. Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd en herzien op 27 maart 2024.

10 Heb je nog andere vragen?

10.1. Indien je nog andere vragen hebt met betrekking tot privacy en de bescherming en bewaring van jouw persoonsgegevens, of als je een privacy recht wil uitoefenen kan je je wenden tot onze Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) via privacy@poolstok.be. Wij bezorgen je uiterlijk binnen één maand een reactie op jouw vragen. Vragen die geen verband houden met privacy en de bescherming en bewaring van jouw persoonsgegevens, worden, niet beantwoord via privacy@poolstok.be.

11 Lijst met verwerkers van jouw persoonsgegevens

• Statik
• Combell
• Matomo
• Salesforce
• Flexmail