Maak een jobalert

Administratief medewerk(st)er - Service Center - Directie Logistiek

Hulpverleningszone Centrum

Functieomschrijving

De directie logistiek bestaat drie expertcellen, een service center en een administratieve ondersteuning. De expertcellen zijn ‘rollend materieel’, ‘niet rollend interventiematerieel’ (bestaande uit interventiematerieel, PBM’s en kledij/persoonlijke beschermingsmiddelen’) en ‘gebouwen’.
Elk van deze cellen ontwikkelt procedures voor een goede dagelijkse werking maar denkt tegelijk mee in de ontwikkeling van het meerjarenbeleid en zorgt ervoor dat de operationele doelstellingen worden bereikt.
Alle uitvoerende taken worden ondergebracht in het Service Center. Hieronder vallen onder andere de magazijnen, de werkplaatsen, de koerierdienst en in de toekomst eventueel een eigen klusjes dienst.
De directie wordt geleid door majoor Yves Pieters en bovengenoemde diensten worden ondersteund door één administratief medewerker.
Het Service Center omvat de magazijnen (interventiematerieel, verbruiksgoederen, kledij,…), de werkplaatsen (werkplaats voertuigen, ademlucht labo, werkplaats niet rollend materieel,…) en de koerierdienst (dagelijkse transporten tussen de 14 posten). Wouter
Michiels is verantwoordelijk voor het Service Center en is de leidinggevende van de vier logistiek coördinatoren die instaan voor de dagelijkse werking van het Service Center.

Functiebeschrijving:

De voornaamste (kern)taken binnen het Service Center in uw rol als administratief medewerker zijn:

1. Beheer pendel/leenfietsen

• Up-to-date houden van lijst van pendel/leenfietsen
• Registratieformulieren opstellen
• Labels aanbrengen op de fietsen
• Planning opstellen voor jaarlijks onderhoud
• Afspraken maken met fietshersteller voor afhaling en terugbrengen van fietsen in reparatie of onderhoud.
• Fietsen klaar stellen voor afhaling.
• Controle van de facturen van de fietsherstelling cfr de werkbonnen

2. Periodieke keuringen

• Controleren van vorderingsstaten
• Waken over juiste facturatie

3. Vergaderverzoeken + reserveringen plaatsen voor de productie-dagen van Ultimo.

4. Kledijmagazijn

• Beheren van de artikellijst (+- 1500 st) in Ultimo (in samenspraak met de magazijnier)
• Bijhouden van min/max stock voor alle kledijartikelen.
• Contacten leggen met de leveranciers van bestaande raamcontracten.
• Plaatsen van bestellingen bij leveranciers voor bv pulls, interventiekledij, pbm’s, …
• Aanvragen prijsoffertes bij leveranciers zonder raamcontract.
• Alle bestellingen registreren in de software Ultimo.
• Leveringsnota’s controleren in samenwerking met magazijnier.
• Alle bestellingen digitaal in ontvangst nemen in Ultimo.
• Bestellingen “extra sportbon” goedkeuren na pasmomenten van het personeel.
• Maandelijks de aangevraagde sportkledij verzamelen en een bestelling plaatsen bij de vaste leverancier.
• Aanmaken van kledijpakketten bij grote drukte/ afwezigheid van de vaste magazijnier + geleverde goederen uitpakken en controleren op aantallen.
• Bij anomalieën terugkoppelen met betreffende leveranciers.
• Stockaanpassingen Ultimo.
• Controleren en goedkeuren van de leveringsbonnen/facturen op vraag van dienst financiën.
• Via mail de vele vragen beantwoorden van de kledijverantwoordelijken van de verschillende posten.
• Beheren van de lijst van persoonlijke brandnummers van het personeel
• Afspraken voor pasmomenten maken met nieuwe personeelsleden.
• Bij afwezigheid van magazijnier al eens een magazijnuitgifte doen
• Maatopname bij personeel

5. Key manager Preventie

• Bijhouden uitleensleutels (Bord aan Preventie) op lijst
• Formulieren daaromtrent opstellen

Profiel

Deelnemingsvoorwaarden

Aan de volgende voorwaarden moet voldaan zijn op de uiterste inschrijvingsdatum voor
de selectieprocedure:

• Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de betrekking gesitueerd is, conform artikel 11§3, 1° van de rechtspositieregeling administratief en technisch personeel van de Hulpverleningszone Centrum, met name HSO-diploma of een diploma hieraan gelijkgesteld;

Aan de volgende voorwaarden moet voldaan zijn op het moment van aanwerving:
• een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren;
• de burgerlijke en politieke rechten genieten;
• medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen betrekking of functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat moet vaststaan op het ogenblik bepaald in de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk;
• voldaan hebben aan de wetgeving met betrekking tot de leerplicht;
• voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;
• de anti-discriminatie verklaring onderschrijven;
• slagen voor de selectieprocedure.

De kandidaten die buitenlandse diploma’s voorleggen, moeten vóór de uiterste datum geldend voor de inschrijvingen voor de selectieprocedure het bewijs leveren dat ze de gelijkwaardigheid van het diploma hebben aangevraagd.
De kandidaten dienen het bewijs te leveren dat zij voldoen aan deze algemene
aanwervingsvoorwaarden.

Programma selectieprocedure

Om de te meten competenties efficiënt en doelgericht te kunnen beoordelen bestaat de selectieprocedure uit:

1. Een niet-eliminerend schriftelijk deel met aansluitend een niet-eliminerend psychotechnisch deel.

Dit deel bestaat uit een aantal administratieve vaardigheidstesten op het niveau van de functie, aangevuld met een persoonlijkheidsonderzoek op het profiel van de functie.

2. Een eliminerend mondeling deel;

In dit mondeling deel worden competenties en motivatie gemeten door o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases,… te bevragen. Eventueel dient de kandidaat een presentatie of dergelijke te geven. Dit gedeelte staat op 100 punten. De kandidaten moeten 60% behalen om te slagen.

Indien het aantal inschrijvingen groter is dan 15 geldige kandidaten, wordt de selectieprocedure aangepast tot:

1. Een eliminerend schriftelijk deel met aansluitend een niet-eliminerend psychotechnisch deel.

Dit deel bestaat uit een aantal administratieve vaardigheidstesten (eliminerend) op het niveau van de functie, aangevuld met een persoonlijkheidsonderzoek op het profiel van de functie. De kandidaten moeten slagen (normscore 4) voor 3 van de 4 administratieve vaardigheidsproeven om te slagen in dit selectieonderdeel.

2. Een eliminerend mondeling deel.

In dit mondeling deel worden competenties en motivatie gemeten door o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases,… te bevragen. Eventueel dient de kandidaat een presentatie of dergelijke te geven. Dit gedeelte staat op 100 punten. De kandidaten moeten 60% behalen om te slagen.
Op het totaal van alle vergelijkende selectieonderdelen samen moeten kandidaten minstens 60% behalen om geslaagd te zijn in de selectieprocedure.

Competentieprofiel

In overleg met de betrokken partijen en vanuit de inhoud van de functiebeschrijving wordt voorgesteld om volgende competenties, cruciaal voor de uitoefening van de functie te meten:
• klantgericht handelen
• resultaatgericht werken
• rapporteren
• samenwerken
• probleemoplossend werken
• nauwkeurig werken
• PC-kennis hebben
• organiseren
• zich flexibel opstellen

Aanbod

Ons aanbod:

• een job in Gent
• afwisselende functie-inhoud, diverse contacten en autonomie
• bruto startloon van 1.965,87 euro per maand
• eventueel meerekenen van relevante anciënniteit
• een contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur
• Interne kandidaten behouden hun reeds verworven statuut
• extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en hospitalisatieverzekering
• aantrekkelijke vakantieregeling en heel wat opleidingsmogelijkheden
• gratis woon-werkverkeer met openbaar vervoer of fietsvergoeding

Deze vacature loopt nog 5 dagen.
(hoger) secundair onderwijs
1 tot 2 jaar
C
administratie
administratie
andere
logistiek en facility
technisch
uitvoerend
arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur
Voltijds
Oost-Vlaanderen
Hoofkazerne
Roggestraat, 70
9000 Gent
België
BE