Maak een jobalert

Administratief medewerker(st)er - Directie VTO - Dienst Opleiding (2 vacatures)

Hulpverleningszone Centrum

Functieomschrijving

De dienst ‘Opleiding’ stelt het ontwikkelen van kennis, vaardigheden en competenties centraal. Het uitwerken, plannen, registreren en monitoren van opleidingstrajecten, waaronder de permanente opleiding en de voortgezette opleiding zijn belangrijke taken. Daarnaast vallen ook de ontwikkeling en implementatie van de oefensystematiek, van kwaliteitscontrolesystemen en de ondersteuning bij het uitwerken van didactische tools binnen het takenpakket. De instructeurs van de Cel Instructie geven aan de hand van die tools instructie aan het operationeel personeel. Bovendien wordt de verzamelde kennis via een kennismanagementtool, de opleidingsblog, centraal beheerd en verspreid naar het personeel.

Als administratief medewerker bij de Dienst Opleiding staat u in voor:

Verlenen van informatie en verwerken van vragen van interne en/of externe klanten en het uitvoeren van administratieve opdrachten bij de dienst Opleiding. Hierdoor draagt u bij tot het leveren van een kwaliteitsvolle dienstverlening voor het operationeel personeel en het administratief en technisch personeel via de meest efficiënte organisatie binnen de beschikbare middelen.

Kerntaken:

• u zorgt voor een klantvriendelijk onthaal en verzorgt een efficiënte dienstverlening aan interne en/of externe klanten die zich op de Directie VTO HR OPS aanbieden in het kader van opleiding. Dit houdt onder meer in dat u:

  • informatie geeft aan en vragen beantwoordt van mensen die zich persoonlijk op de dienst aanmelden
  • telefoonoproepen beantwoordt en eventueel doorschakelt
  • documenten en formulieren voor de klant invult, verwerkt, doorstuurt en/of opvolgt
  • e-mails beantwoordt en verwerkt, het online inschrijvingsplatform nauwgezet opvolgt en inschrijvingen voor opleidingen verwerkt

 

• u fungeert als dossierbeheerder voor de interne/externe klant. Dit houdt onder

meer in dat u:

  • dossiers toegewezen krijgt in functie van uw domein specifieke kennis
  • de dossiers administratief controleert en vervolledigt
  • de contacten legt die nodig zijn om uw dossiers optimaal op te volgen (bijv. leveranciers opleidingen)
  • de correcte procedures toepast
  • de dossiers doorgeeft naar de betreffende persoon/dienst en eventueel

terugkoppelt naar derden (bijv. brandweerschool, Dienst Talent en ontwikkeling Stad Gent)

 

• u verricht administratieve opdrachten in functie van de dienst. Dit houdt onder

meer in dat u één of meer van volgende opdrachten vervult:

 

  • het inplannen van opleidingen en het organiseren van opleidingen in samenwerking met derden (o.a. het voorbereiden van de opmaak van bestelbon)
  • het administratief verwerken van stage overeenkomsten en -verslagen
  • voorbereiden van opleidingen op logistiek vlak (reserveren opleidingslokalen, cursusmateriaal klaarleggen,…)
  • brieven en e-mails opstellen en/of uitwerken conform de geldende huisstijl en richtlijnen
  • het uitdelen van de binnenkomende post en het afhandelen van de uitgaande post conform de geldende huisstijl en richtlijnen
  • het klasseren, archiveren en/of opvolgen van brieven, documenten, verslagen, dossiers en tijdschriften
  • het opmaken, aanvullen en/of actueel houden van bestanden/databases (voornamelijk verwerken van brevetten, attesten en getuigschriften in zoneforce)
  • administratief opmaken, verwerken en/of opvolgen van collegebesluiten en raadsbesluiten
  • het beleggen van vergaderingen en meehelpen bij het organiseren van kleine evenementen (het uitnodigen van genodigden, het reserveren van zalen, het voorzien van technisch ondersteuningsmateriaal,...)
  • het samenstellen van dossiers ter voorbereiding van vergaderingen in opdracht van uw verantwoordelijke
  • notuleren bij vergaderingen en/of verslagen maken na de vergaderingen
  • raadplegen of beheren van de agenda van uw verantwoordelijke(n)
  • het verzamelen van dienst gebonden gegevens en hiervan overzichten opmaken
  • opdrachten verrichten inzake personeelsadministratie (verwerken overuren)
  • beheren van de voorraden van bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden
  • oplossen of signaleren van lichte storingen aan, printer, kopieermachine, enz.

 

Deelnemingsvoorwaarden

Aan de volgende voorwaarden moet voldaan zijn op de uiterste inschrijvingsdatum voor

de selectieprocedure:

 

  • Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de betrekking gesitueerd is, overeenkomstig artikel 11§3, 1° van de rechtspositieregeling administratief en technisch personeel van de Hulpverleningszone Centrum, met name een HSO-diploma of een diploma hieraan gelijkgesteld

 

  • gelet op de specificiteit van de functie van administratief medewerker – Dienst Opleiding is het noodzakelijk dat de kandidaten beschikken over één jaar professionele ervaring in administratief werk.

 

Aan de volgende voorwaarden moet voldaan zijn op het moment van aanwerving:

  • een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren;
  • de burgerlijke en politieke rechten genieten;
  • medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen betrekking of functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat moet vaststaan op het ogenblik bepaald in de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk;
  • voldaan hebben aan de wetgeving met betrekking tot de leerplicht;
  • voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;
  • de anti-discriminatie verklaring onderschrijven;
  • slagen voor de selectieprocedure.

 

De kandidaten die buitenlandse diploma’s voorleggen, moeten vóór de uiterste datum geldend voor de inschrijvingen voor de selectieprocedure het bewijs leveren dat ze de gelijkwaardigheid van het diploma hebben aangevraagd.

De kandidaten dienen het bewijs te leveren dat zij voldoen aan deze algemene aanwervingsvoorwaarden.

 

 

Profiel

Competentieprofiel

In overleg met de betrokken partijen en vanuit de inhoud van de functiebeschrijving wordt voorgesteld om volgende competenties, cruciaal voor de uitoefening van de functie te meten:

  • klantgericht handelen
  • resultaatgericht werken
  • rapporteren
  • samenwerken
  • probleemoplossend werken
  • nauwkeurig werken
  • PC-kennis hebben
  • organiseren
  • schriftelijk communiceren
  • stressbestendig optreden

 

Programma selectieprocedure

Om de te meten competenties efficiënt en doelgericht te kunnen beoordelen bestaat de selectieprocedure uit:

  1. Een eliminerende schriftelijk deel met aansluitend een niet-eliminerend psychotechnisch deel

            Dit deel bestaat uit een aantal administratieve vaardigheidstesten (eliminerend) op het niveau van de functie, aangevuld met een persoonlijksheidsonderzoek op het                profiel van de functie. De kandidaten moeten slagen (normscore 4) voor van de 4 administratieve vaardigheidsproeven om te slagen voor dit selectieonderdeel.

       2. een eliminerend mondeling deel

           In dit mondeling deel worden competenties en motivatie gemeten door o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases,… te bevragen. Eventueel dient de                     kandidaat een presentatie of dergelijke te geven.

Dit gedeelte staat op 100 punten. De kandidaten moeten 50% behalen om te slagen in dit selectieonderdeel.

Op het totaal van alle vergelijkende selectieonderdelen samen moeten kandidaten minstens 60% behalen om geslaagd te zijn in de selectieprocedure.

 

Aanbod

  • een job in Gent
  • afwisselende functie-inhoud, diverse contacten en autonomie
  • bruto startloon van 1.927,37 euro per maand
  • eventueel meerekenen van relevante anciënniteit
  • een contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur
  • extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en hospitalisatieverzekering
  • aantrekkelijke vakantieregeling en heel wat opleidingsmogelijkheden
  • gratis woon-werkverkeer met openbaar vervoer of fietsvergoeding
Deze vacature is afgelopen. Je kan geen sollicitatie meer indienen.
(hoger) secundair onderwijs
1 tot 2 jaar
C
administratie
administratie
uitvoerend
arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur
Voltijds
Oost-Vlaanderen
Roggestraat, 70
9000 Gent
België
BE