Maak een jobalert

administratief medewerker- wervingsreserve

Provincie Vlaams-Brabant

Functieomschrijving

De provincie Vlaams-Brabant gaat over tot de aanleg van een wervingsreserve voor administratief medewerker (m/v) voor de regio’s Leuven en Halle-Vilvoorde

Het provinciebestuur Vlaams-Brabant is een moderne en dynamische organisatie. We zijn dan ook op zoek naar gemotiveerde administratieve medewerkers, zoals jij, voor onze twee grote regio’s:

de reserves voor de regio Halle-Vilvoorde worden gebruikt voor functies in:

  • het PIVO (Poverstraat 75 – 1731 Asse): dit provinciaal instituut voor vorming en opleiding voor de provincie Vlaams-Brabant omvat de brandweerschool, de politieschool, de school voor dringende geneeskundige hulp, de bestuursschool en de informaticaschool;
  • het provinciedomein Huizingen (Torleylaan 100, 1654 Beersel);
  • het proefcentrum Pamel (Molenstraat 26, 1760 Roosdaal).

de reserves voor de regio Leuven worden gebruikt voor functies in:

  • het provinciebestuur Vlaams-Brabant (Provincieplein 1, 3010 Leuven): het administratief hoofdbestuur;
  • het provinciedomein Kessel-Lo (Holsbeeksesteenweg 21, 3010 Leuven)
  • het provinciedomein Halve Maan (Omer Vanaudenhovelaan 48, 3290 Diest)
  • het provinciedomein Het Vinne (Ossenwegstraat 70, 3440 Zoutleeuw)
  • de Wijnpers (Mechelsevest 72, 3000 Leuven): de provinciale school de Wijnpers biedt binnen het secundair onderwijs studierichtingen aan op technisch, artistiek en beroepsniveau.

Ben jij onze administratieve duizendpoot die houdt van ondersteuning bieden? Lees dan zeker verder!

 

Binnen de groep van administratieve medewerkers bestaat er nog een grote diversiteit aan taken. Daarom werken we met drie clusters:

  1. de publieksgerichte cluster, waar rechtstreeks contact met de klant/ burger centraal staat. De klantencontacten kunnen ook buiten de kantooruren plaatsvinden.
  2. de cluster gericht op regelgeving en financiële gegevens, waarbij nauwkeurig werken en minutieus omgaan met documenten en cijfers centraal staan. 
  3. de cluster van de allround administratief medewerker, waarbij zowel evenementen als projecten worden uitgewerkt en ondersteund, alsook dossiers en bestelbons worden gemaakt en opgevolgd.

Afhankelijk van de cluster(s) van je keuze, liggen de taakaccenten anders. Afhankelijk van de concrete functie:

  • Ben je verantwoordelijk voor de algemene administratieve ondersteuning (dossier voorbereiding, dossieropmaak, gegevenscontrole en -opvolging (in SAP), betalingsuitvoeringen in SAP, subsidieopvolging, …) en pas je hierbij de correcte regelgeving toe.
  • Ga je aan de slag met gangbare PC-programma’s of specifieke informaticaprogramma’s, eigen aan de dienst
  • Sta je in voor het verzamelen, opvolgen en verwerken van gegevens (beheer van databanken en adresbestanden, opmaken van statistieken en verslagen, factuurvoorbereidingen…). Volg je de bestellingen van de dienst op.
  • Ondersteun je initiatieven/activiteiten/evenementen op praktisch en organisatorisch vlak.
  • Werk je actief mee aan een voortdurende optimalisatie van de administratieve processen binnen je dienst.
  • Beantwoord je de vragen van klanten telefonisch, via mail of rechtstreeks.
  • Sta je in voor het eerstelijnsonthaal van de klanten en help je hen verder of verwijs je hen correct door.
  • Verzorg je de telefonische permanentie.

Profiel

  • Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs. Ook laatstejaarsstudenten komen in aanmerking voor deelname (opname wervingsreserve onder voorbehoud van het behalen van het vereiste diploma). Laatstejaarsstudenten bezorgen een attest van de school. 
  • OF je hebt minimaal drie jaar aantoonbare beroepservaring op het vlak van administratief werk.
  • Je beschikt over een goede toegepaste kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel, Access, e.a.) en je bent in staat deze en andere programma’s je (verder) eigen te maken.
  • Je houdt van een stevige brok administratie en je wil je graag verdiepen in administratieve (overheids)procedures.
  • Je bent een stipt, nauwkeurig en ordelijk persoon, die ernaar streeft correct werk af te leveren. Piekmomenten of stresssituaties laten je hierin niet tegenhouden. Je weet gemaakte afspraken na te leven en binnen je veelheid aan taken weet jij de juiste prioriteiten te stellen.
  • Je verantwoordelijkheidszin, dynamische persoonlijkheid en je autonoom karakter zorgen ervoor dat je doelgericht en efficiënt aan de slag gaat en je taken binnen de vooropgestelde deadlines afwerkt.
  • Je bent leergierig, denkt mee na en levert graag een actieve bijdrage aan het team. Collegialiteit, enthousiasme en werken in teamverband zijn belangrijk voor je.
  • Je bent service en probleemoplossend ingesteld en communiceert/informeert tijdig alle betrokken partijen. In je communicatie op maat weet jij met dat kleine detail een groot verschil bij de klant te maken en weet je te anticiperen op alles wat je ziet. Behoeften en noden weet je te verduidelijken, vragen op een correcte en aangepaste manier te beantwoorden en boodschappen duidelijk door te geven. Jouw schriftelijke en mondelinge vaardigheden worden binnen deze functie onderstreept.
  • Met je flexibele ingesteldheid sta je open voor veranderingen en ga je graag over tot het nemen van initiatieven.
  • Je weet snel en doeltreffend (ontbrekende) informatie op te zoeken en te hanteren.

 

Aanbod

  • Opname in een contractuele en statutaire wervingsreserve gedurende drie jaar. Per cluster en per regio worden er verschillende reserves samengesteld.
  • Een bruto maandwedde tussen 1.927,37 euro (geen relevante werkervaring) en 2.603,02 euro (met 15 jaar relevante werkervaring). Voor de loonberekening nemen we werkervaring bij de overheid volledig over en relevante beroepservaring uit de privésector voor maximaal 15 jaar.
  • Maaltijdcheques van 6,5 euro per dag.
  • Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding.
  • Een gratis hospitalisatieverzekering.
  • 35 vakantiedagen voor een voltijdse functie (op jaarbasis) en glijdende werkuren (mooi evenwicht werk / privé).
  • Fijne collega's.
  • Afwisselend en interessant werk in een aangename sfeer, met erkenning en ondersteuning voor jouw inbreng en creativiteit.
  • Mogelijkheden tot het volgen van opleidingen op maat van je persoon.
  • En vooral een job in eigen regio!
Deze vacature loopt nog 1 dag.
geen diploma
(hoger) secundair onderwijs
Geen ervaring
C
administratie
administratie
advies
andere
arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur
Voltijds
Vlaams-Brabant