De tweede Poolstok recharge week

De tweede Poolstok recharge week

Eind 2021 hoorden we bij Poolstok voor het eerst over het concept 'recharge week' en de plannen om er een te organiseren. Poolstok groeide de voorbije jaren sterk. Het resultaat: de nodige groeipijnen en een stijgende werkdruk. Vanuit de overtuiging dat groei alleen duurzaam kan zijn door voldoende aandacht te hebben voor interne HR en welzijn, kwam de recharge week op ons pad. 

Wat is dat, een recharge week, en waar haalden we onze mosterd?

De bedoeling is om een week lang de druk te minimaliseren door bewust met onze tijd om te gaan en op die manier ruimte te creëren. Ruimte om aan bepaalde dossiers te werken of om tijd te nemen voor taken die steeds tussen de mazen van het net glippen. Ruimte ook om rust in je werk te vinden, zonder geleefd te worden door je mailbox of vergaderkalender. Een recharge week is dus zeker geen week vakantie, maar een week waarin je als organisatie beslist om je werking anders te organiseren. We blijven aan het werk en bereikbaar tijdens de recharge week, maar gaan wel bewuster om met mail en het plannen van meetings.

De UNSW Sydney Business School organiseerde in 2021 voor het eerst een recharge week. Die viel zo in de smaak dat er in 2022 maar liefst drie weken gepland zijn. Ook in eigen land horen we steeds vaker en luider de roep om af en toe vergadervrije dagen of weken in te plannen. 

De eerste editie 

Gedurende een week in maart 2022 maakten we ruimte om ons vast te bijten in een bepaald dossier, onze to-dolijsten (deels) weg te werken of een opleiding of webinar te volgen. We probeerden ook eens een sportieve of gezonde pauze in te lassen. Zo maakten de collega's die op kantoor werkten 's middags een zonnige wandeling, en trokken anderen hun loopschoenen of fietsbroek aan.

In theorie is dat allemaal mooi, maar wat met dringende mails of meetings? Niet alles kan uiteraard zomaar een week wachten, maar die ene meeting is misschien niet écht dringend, of die ene mail kan je misschien ook wel op een ander moment versturen. We gunden onszelf en onze collega's even wat extra ademruimte en focustijd. Een verbod op mails en meetings was er uiteraard niet, maar we sprongen er tijdens deze week heel bewust mee om. 

Na afloop namen we de tijd om samen met het volledige team onze eerste editie te evalueren. Er kwamen positieve aspecten en werkpuntjes naar boven. Met de evaluatie in onze rugzak, gaan we er nu een tweede keer voor. 

Op naar een tweede recharge week 

De eerste recharge week werd al goed gesmaakt en deed ons deugd. Voor de tweede editie kozen we ervoor om te behouden wat goed was en bij te sturen waar nodig. We starten de week opnieuw met een halve vrije dag voor het ganse team, om er meteen ontspannen en vol goede moed in te vliegen. Daarnaast blijft het merendeel van het concept overeind en kunnen collega’s zelf bekijken hoe ze de week willen invullen en welke topics op de planning komen. We maken ruimte voor individuele taken, maar ook om samen aan projecten te werken.  

Uit de evaluatie kwam vooral naar voren dat we meer en sneller moesten communiceren en dat er ook nood was aan ‘samen-werken’ met collega’s. 

• Meer en sneller communiceren 

Intern communiceren zodat het ruim op voorhand duidelijk is wat de bedoeling is en wat mensen kunnen verwachten. Zo kunnen we allemaal nadenken over de invulling en indien nodig dingen verschuiven in de agenda’s. Extern communiceren zodat ook onze partners en klanten tijdig van onze recharge week horen. Op die manier is de impact voor hen zo klein mogelijk.

• Samen-werken

De eerste recharge week beleefden we vooral individueel. Dit keer is er ook de mogelijkheid om samen met collega's aan projecten te werken. Iedereen kan voor zichzelf beslissen waar hij of zij het meest nood aan heeft.