PRIVACYVERKLARING VOOR GEREGISTREERDEN EN SOLLICITANTEN

1. Algemeen

1.1 De website www.poolstok.be (hierna aangeduid als de "Website") wordt ter beschikking gesteld door Poolstok (Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cvba), met maatschappelijke zetel te Technologielaan 11, 3001 Heverlee, ondernemingsnummer 0466.540.504 en ingeschreven in het rechtspersonenregister te Leuven (hierna aangeduid als "Poolstok", "wij" of "ons"). 
 
Via deze website geven wij u de mogelijkheid om informatie over vacatures bij een Vlaamse openbare organisatie te raadplegen, interessante documentatie op te zoeken in verband met werken en solliciteren bij Vlaamse openbare organisaties, te registreren op onze Website voor een gepersonaliseerde dienstverlening en zelfs om online te solliciteren.
 
Gegevensbescherming nemen wij heel ernstig en wij garanderen dan ook een gepaste bescherming van uw persoonsgegevens. Wij baseren ons daarbij op de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna aangeduid als de "AVG").
 
Poolstok treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de AVG.
 
1.2 Deze privacyverklaring ("Privacyverklaring voor Geregistreerden en Sollicitanten"), moet samen worden gelezen met de andere voorwaarden die van toepassing zijn op de Website (zoals de Gebruiksvoorwaarden, de Website Privacyverklaring en de Cookieverklaring). Dit document geeft u informatie over de manier waarop en de voorwaarden waaronder wij uw persoonsgegevens ontvangen en verwerken indien u een account aanmaakt door zich te registeren op onze Website of via de Website online solliciteert bij een Vlaamse openbare organisatie, verder aangeduid als de "Klant” of “Klanten". Wij raden u sterk aan de nodige tijd te nemen om deze documenten aandachtig en volledig door te nemen, aangezien deze bepalingen belangrijk voor u kunnen zijn.
 
1.3 Door deze Privacyverklaring voor Geregistreerden en Sollicitanten te aanvaarden tijdens het registratieproces en, indien toepasselijk, tijdens het online solliciteren, gaat u er uitdrukkelijk mee akkoord. Indien u bij het lezen van deze Privacyverklaring voor Geregistreerden en Sollicitanten niet akkoord gaat met de inhoud ervan, wordt u verzocht zich niet te registreren en/of te solliciteren.
 

2. Definities

Een aantal belangrijke begrippen in deze Privacyverklaring worden hieronder verder toegelicht: 
  • Website: de website www.poolstok.be (hierna aangeduid als de "Website") die ter beschikking wordt gesteld door Poolstok (Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cvba), met maatschappelijke zetel te Technologielaan 11, 3001 Heverlee, ondernemingsnummer 0466.540.504 en ingeschreven in het rechtspersonenregister te Leuven.
  • Gebruikersprofiel/account: het online dossier dat wordt aangemaakt wanneer een persoon zich registreert op onze Website.
  • Geregistreerde(n): alle personen die een gebruikersprofiel/account hebben aangemaakt op www.poolstok.be.
  • Sollicitant: alle personen die via onze Website een sollicitatie hebben ingediend voor een openstaande vacature bij een van onze Klanten, of alle personen die via een andere weg hebben gesolliciteerd bij één van de Klanten van Poolstok en waarvan Poolstok in het kader van die selectieprocedure persoonsgegevens ontvangt.
  • Klant(en): Vlaamse openbare organisaties die een beroep doen op de dienstverlening van Poolstok, i.c. steden, gemeenten, OCMW’s, provincies, autonome overheidsbedrijven, onderwijsinstellingen, zorginstellingen en ziekenhuizen, politie- en hulpverleningszones en andere Vlaamse openbare organisaties.
  • Externe dienstverleners: de organisaties die in opdracht van Poolstok en ten behoeve van de Klanten van Poolstok, diensten uitvoeren in het kader van onder andere werving en selectie. In het geval van werving en selectie zal Poolstok de diensten die het verleent aan haar Klanten uitbesteden aan externe leveranciers die de diensten in het veld gaan uitvoeren. Een overzicht van deze Dienstverleners vindt u hier.
 

3. Wanneer verwerken of gebruiken wij uw persoonsgegevens en welke gegevens verwerken wij?

3.1 De volgende informatie wordt verzameld door Poolstok: 
  1. Informatie die wordt verzameld bij het registreren op de Website (aanmaak van een account)
Naast de informatie die bij het gebruik van de Website wordt verzameld (zie de Website Privacyverklaring voor verdere informatie) slaan wij de volgende informatie op wanneer u een account aanmaakt op onze Website:
  • bepaalde persoonsgegevens omtrent de identiteit van de Geregistreerde (zoals geslacht, naam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, adres, gsmnummer, e-mailadres, rijbewijs, adres);
  • kennis- en opleidingsniveau (start- en eindjaar van de opleiding, onderwijsinstelling, studierichting, behaalde diploma);
  • professionele ervaring (begin- en einddatum, bedrijf of organisatie, inhoud van de functie, reden van vertrek);
  • voorkeuren inzake vacatures (type vacatures dat u wil ontvangen, arbeidsvoorwaarden, type functie, sector, regio, etc.);
  • kennis (informaticakennis, talenkennis).

In het online formulier wordt aangegeven welke informatie verplicht moet worden ingevuld.

  1. Informatie opgegeven door de sollicitant op de Website 
Naast de informatie die bij de registratie op de Website wordt verzameld (zie hierboven), kan Poolstok op vraag van de betreffende Klant nog de volgende bijkomende informatie opvragen bij een online sollicitatie in het kader van een specifieke vacature bij die Klant:
  • persoonlijke informatie (geslacht, naam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, adres, gsmnummer, e-mailadres, rijbewijs, adres);
  • kennis- en opleidingsniveau (start- en eindjaar van de opleiding, onderwijsinstelling, studierichting, behaalde diploma);
  • professionele ervaring (begin- en einddatum, bedrijf of organisatie, inhoud van de functie, reden van vertrek);
  • kennis (informaticakennis, talenkennis);
  • een opgave van motivatie om te solliciteren voor een bepaalde vacature;
  • bijkomende relevante informatie die gevraagd wordt om online te solliciteren (bijvoorbeeld informatie over eerdere prestaties bij een overgangsexamen, of de Sollicitant behoort tot een wervingsreserve);
  • of er naar aanleiding van een arbeidshandicap, aanpassingen tijdens de selectieprocedure gewenst of noodzakelijk zijn;
  • het invullen van een standaard-cv of andere documenten die door de Klant ter beschikking worden gesteld;
  • stavingsstukken (bijvoorbeeld een diploma, taaltest, uittrekstel strafregister, etc.).
In het online formulier wordt aangegeven welke informatie verplicht moet worden ingevuld.
 
3.2 Informatie ter beschikking gesteld aan Poolstok: 
 
Als centrale database van informatie inzake vacatures en solliciteren bij Vlaamse openbare organisaties, kunnen wij, naar aanleiding van uw sollicitatie bij een Klant, bepaalde informatie van derde partijen ontvangen die wij eveneens opslaan onder uw profiel. Met name kunnen wij informatie ontvangen van:
  • de Klanten: indien u solliciteert via Poolstok voor een bepaalde vacature bij een Klant, worden de gegevens met betrekking tot die sollicitatie door ons ontvangen en toegevoegd aan uw profiel (bijvoorbeeld een gunstige beoordeling inzake talenkennis, informatie over het al dan niet gunstige gevolg van uw sollicitatie, etc.);
  • externe dienstverleners: Poolstok doet bij het uitvoeren van diensten inzake selectie en werving een beroep op gespecialiseerde externe dienstverleners (een overzicht van deze dienstverleners vindt u hier). Deze dienstverleners handelen louter in opdracht en ten behoeve van Poolstok en de Klant. De informatie die door deze derde partijen wordt ontvangen, wordt eveneens doorgegeven aan Poolstok en opgeslagen onder uw persoonlijk profiel.
3.3 De persoonsgegevens die wij in uw persoonlijk profiel opslaan, zullen bewaard worden zolang u geregistreerd blijft op onze Website. Op die manier kunnen wij u onze diensten op een optimale manier aanbieden. Indien u uw registratie opzegt, dan zullen wij uw gegevens niet langer bewaren, behoudens wanneer het bewaren van uw gegevens vereist is in het kader van wettelijke, reglementaire en andere voorschriften die Poolstok dient te volgen. Meer informatie over onze bewaartermijnen vindt u in punt 5. 
 
3.4 De verkregen persoonsgegevens gebruiken wij enkel voor het doel waarvoor u ons toestemming hebt gegeven.
 

4. Wat doen wij met uw informatie?

4.1 Wij verwerken de gegevens die u tijdens de registratie (aanmaak van een account) en, indien toepasselijk, de sollicitatie heeft opgegeven voor de vermelde doeleinden, met name om: 
  1. bij een registratie (aanmaak van een account): een persoonlijke account aan te maken waarlangs u gepersonaliseerde vacatures kan ontvangen en online kan solliciteren; 
  2. bij een online sollicitatie: u toe te laten online te solliciteren voor de vacature van uw keuze.
4.2 Om deze diensten aan te bieden, werken wij samen met onderaannemers (hosting providers voor de Website en ons backoffice systeem waaronder Calibrate, Riffle, Carerix en Ratecard), die enkel mogen handelen op instructie en ten behoeve van Poolstok. 
 
4.3 Daar waar u Poolstok de toestemming heeft gegeven om uw gegevens te gebruiken voor het toesturen van informatie over vacatures en de diensten die door Poolstok worden aangeboden (bijvoorbeeld voor de job alerts), zullen deze gegevens daartoe uiteraard ook worden gebruikt. U kan te allen tijde uitschrijven op de job alerts via de tab ‘mijn voorkeuren’ in uw online profiel. U kan ons hiervoor ook contacteren via de contactgegevens zoals aangegeven onder artikel 11 hieronder.
 
4.4 We willen er uitdrukkelijk op wijzen dat indien u besluit om online te solliciteren, bepaalde of alle gegevens die werden verzameld tijdens het registratie- en/of sollicitatieproces, ook zullen worden doorgegeven aan derde partijen, zoals de organisatie waarvoor u wenst te solliciteren, de selectiecommissie, en aan de Dienstverleners waarmee wij samenwerken teneinde diensten van rekrutering, selectie en werving aan te bieden. Een overzicht van deze Dienstverleners vindt u hier.
4.5 Om onze dienstverlening te optimaliseren, fungeren wij voor onze gebruikers, indien toepasselijk, als een centrale database waarin relevante informatie is opgenomen inzake uw sollicitaties bij een Klant van Poolstok. Op basis daarvan kunnen wij zorgen voor een gepersonaliseerde dienstverlening en het sollicitatieproces stroomlijnen en vergemakkelijken.
 
4.6 Uw informatie wordt opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (de “EER”). In uitzonderlijke gevallen is het echter mogelijk dat uw informatie buiten deze regio bewaard wordt. Indien dit het geval is, wordt u hiervan afzonderlijk op de hoogte gebracht en ziet Poolstok er op toe dat deze opslag conform de AVG uitgevoerd wordt. 
 
4.7 In geen geval worden uw gegevens met het oog op direct marketing door Poolstok doorgegeven aan derde partijen.
 

5. Wanneer geven wij uw persoonsgegevens door aan derde partijen?

5.1 Om onze diensten in het kader van de Website aan te bieden, maken wij tevens gebruik van onderaannemers (bijvoorbeeld hosting providers voor de Website en ons backoffice systeem waaronder Calibrate, Riffle, Carerix en Ratecard), die enkel mogen handelen op instructie en ten behoeve van Poolstok.
 
5.2 Bovendien doen wij voor dienstverlening inzake werving en selectie beroep op derde partijen die ons hierin bijstaan: ook deze derde partijen zullen toegang krijgen tot de door u opgegeven en over u bewaarde informatie teneinde het sollicitatieproces in goede banen te leiden. Een overzicht van onze dienstverleners vindt u hier. Ook deze derde partijen handelen echter enkel op instructie en ten behoeve van Poolstok.
 
5.3 Aangezien dit de essentie is van de dienstverlening waarvan u gebruik wenst te maken als sollicitant, gaat u er ook uitdrukkelijk mee akkoord dat uw persoonsgegevens die wij ontvingen bij een registratie, evenals de gegevens die werden opgegeven voor de specifieke vacature waarvoor u online solliciteert, zullen worden doorgegeven aan de relevante Klant en de selectiecommissie. U gaat er ook uitdrukkelijk mee akkoord dat wij de gegevens die wij van en over u ontvangen tijdens de diensten van werving en selectie die wij (of onze onderaannemers) uitvoeren ten behoeve van de Klant waarvoor u solliciteert, ook aan deze Klant mogen doorgeven, teneinde de Klant afdoende te informeren over het sollicitatieproces.
 
5.4 De derde partijen die hierboven zijn vermeld, en in het bijzonder de Klant waarbij u solliciteert, verwerken mogelijks eveneens uw persoonsgegevens. Het is belangrijk dat u steeds de relevante bepalingen inzake de verwerking van persoonsgegevens van deze derde partijen nakijkt en begrijpt. Poolstok is echter op generlei wijze verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze partijen en wijst dan ook alle aansprakelijkheid af voor enige niet-naleving van de geldende wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens door deze derde partijen.
 

6. Bewaartermijn van uw gegevens

6.1 Indien u een account aanmaakt op onze Website, bewaren wij uw account totdat u uw toestemming intrekt. 
 
6.2 Indien u een account aanmaakt én via onze Website solliciteert voor een bepaalde vacature, dan dienen we uw sollicitatiedossier gedurende 10 jaar bij te houden, conform de Wet van 11 april 1994 inzake openbaarheid van bestuur. Voor dossiers inzake aanwervings- of bevorderingsexamens, selectie- of bekwaamheidsproeven of benoemingsprocedures, is een bewaartermijn van 10 jaar wettelijk verplicht. 
 
6.3 Indien u geen account heeft op onze Website, maar wel solliciteert via een Vennoot of een Dienstverlener voor een functie die wordt uitbesteed aan Poolstok, bewaren we uw gegevens 10 jaar. De Wet van 11 april 1994 inzake openbaarheid van bestuur verplicht een bewaartermijn van 10 jaar voor dossiers inzake aanwervings- of bevorderingsexamens, selectie- of bekwaamheidsproeven of benoemingsprocedures. 
 

7. Uw rechten

7.1 U heeft het recht om kosteloos uw gegevens in te kijken of om informatie op te vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens. 
 
7.2 U heeft het recht om uw persoonsgegevens te (laten) wijzigen indien deze onjuist zijn
 
7.3 U heeft het recht ons te verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken. In dat geval blijft Poolstok uw gegevens bewaren, maar zullen we het gebruik ervan inperken.
 
7.4 U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten verwijderen of de aanwending ervan te verbieden indien ze onvolledig of niet ter zake dienend zijn. Poolstok is echter niet verplicht uw gegevens te wissen indien Poolstok in dit kader zelf dient te voldoen aan bepaalde wettelijke bepalingen, zoals ook vermeld in artikel 6.
 
7.5 U heeft het recht op overdracht van uw gegevens. Dat biedt u de mogelijkheid om persoonsgegevens vlot van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere te verplaatsen, te kopiëren of door te sturen. Poolstok is echter niet altijd verplicht om op dit verzoek in te gaan.
 
7.6 Om deze rechten uit te oefenen, kan u ons contracteren via e-mail. Deze kunnen worden gericht aan onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO). De contactgegevens vindt u in artikel 11 hieronder.
 
7.7 U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit, i.c. de Gegevensbeschermingsautoriteit. Meer informatie daarover vindt u terug op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/ 
 

8. Wat zijn cookies en hoe worden ze gebruikt?

Op onze Website zullen wij gebruik maken van zogenaamde cookies. Voor verdere informatie omtrent het gebruik van cookies verwijzen wij graag naar onze Cookieverklaring die hierover meer uitleg geeft.
 

9. Links naar andere websites

9.1 Verschillende pagina's van de Website (bijvoorbeeld bij de uitleg over onze diensten, de aangeboden vacatures, etc.) kunnen links bevatten naar andere websites. De richtlijnen over gegevensbescherming die in deze Privacyverklaring voor Geregistreerden en Sollicitanten uiteen worden gezet, gelden enkel voor onze Website, www.poolstok.be. Wij raden u om aan de bepalingen over gegevensbescherming op de andere sites na te lezen.
 
9.2 Poolstok is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de websites waarnaar u via links op deze Website wordt doorverwezen noch worden wij geacht akkoord te gaan met de inhoud die via deze links ter beschikking wordt gesteld.
 

10. Wijzigingen

Poolstok behoudt zich steeds het recht voor om deze Privacyverklaring voor Geregistreerden en Sollicitanten te wijzigen. Als de privacyverklaring voor Geregistreerden en Sollicitanten wezenlijk gewijzigd wordt, zullen we u hiervan op de hoogte brengen, ofwel via het e-mailadres dat u ons hebt verstrekt, ofwel door een opvallende kennisgeving op de Website te plaatsen. We raden u aan onze Website regelmatig te controleren op updates. Deze privacyverklaring voor Geregistreerden en Sollicitanten werd het laatst gewijzigd en herzien op 17 augustus 2018.
 

11. Heeft u nog andere vragen?

Indien u nog andere vragen heeft over het gebruik en de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u zich wenden tot onze verantwoordelijke voor gegevensbescherming (DPO) via privacy@poolstok.be. Dit adres is uitsluitend bestemd voor vragen met betrekking tot privacy en de bescherming en bewaring van uw persoonsgegevens. Wij bezorgen u uiterlijk binnen één maand een reactie op uw vragen. Vragen die geen verband houden met privacy en de bescherming en bewaring van uw persoonsgegevens, worden niet beantwoord.